Cadw cofnodion
Pwyntiau allweddol – pennod 6
- Cadwch gofnodion eglur, manwl a darllenadwy.
- Paratewch gofnodion ar yr adeg pan fydd digwyddiadau yn digwydd, neu cyn gynted ag y bo modd ar ôl hynny.
- Cofnodwch eich pryderon, gan gynnwys unrhyw fân bryderon, a manylion unrhyw gamau yr ydych wedi’u cymryd, gwybodaeth yr ydych wedi’i rhannu a phenderfyniadau yr ydych wedi’u gwneud, y maent yn ymwneud gyda’r pryderon hynny.
- Gwnewch yn siŵr fod gwybodaeth a allai fod yn berthnasol er mwyn cadw plentyn neu berson ifanc yn ddiogel, ar gael i weithwyr proffesiynol eraill sy’n darparu gofal ar eu cyfer.
Yr hyn y dylech ei gofnodi
Rhaid i chi gadw cofnodion eglur, manwl a darllenadwy. Rhaid i chi gofnodi’ch pryderon, gan gynnwys mân bryderon, yng nghofnodion y plentyn neu’r person ifanc (ac yng nghofnodion eu rhieni os oes modd i chi droi atynt). Yn ogystal, rhaid i chi gofnodi canfyddiadau clinigol, penderfyniadau yr ydych wedi’u gwneud, camau yr ydych wedi’u cymryd, gwybodaeth yr ydych wedi’i rhoi a’i chael, a sgyrsiau yr ydych wedi’u cael gyda’r plentyn, y person ifanc, eu rhieni neu aelodau teuluol eraill. Rhaid i chi baratoi’r cofnodion ar yr adeg pan fo’r digwyddiadau yr ydych yn eu cofnodi yn digwydd, neu cyn gynted ag y bo modd ar ôl hynny.
Os byddwch yn rhannu gwybodaeth, rhaid i chi gofnodi hyn yng nghofnodion y plentyn neu’r person ifanc. Os byddwch yn rhannu gwybodaeth am aelodau teulu y plentyn neu’r person ifanc, dylech gynnwys hyn yn eu cofnodion os oes modd i chi droi atynt. Dylech gynnwys manylion y wybodaeth y gwnaethoch ei rhannu, pwy y gwnaethoch ei rhannu gyda nhw a pham. Yn ogystal, dylech nodi a roddwyd caniatâd ac os felly, pwy roddodd y caniatâd.
Os byddwch yn rhannu gwybodaeth gyfrinachol heb sicrhau caniatâd, rhaid i chi gofnodi’r rhesymau dros eich penderfyniad. Yn ogystal, dylech gofnodi unrhyw gamau y gwnaethoch eu cymryd er mwyn ceisio cael caniatâd neu’ch rhesymau dros beidio gwneud hynny, a manylion unrhyw gyngor a gawsoch.
Ar ôl cael cyngor, os byddwch yn penderfynu peidio rhannu gwybodaeth, rhaid i chi fod yn barod i gyfiawnhau’r penderfyniad hwnnw. Rhaid i chi gofnodi’ch penderfyniad a’ch rhesymau dros beidio rhannu gwybodaeth.
Caiff cofnodion meddygol eu paratoi er mwyn cynorthwyo gofal diogel ac effeithiol, ond mae modd eu defnyddio at ddibenion eraill. Er enghraifft, mae modd eu defnyddio wrth wneud penderfyniadau ynghylch diogelwch neu les plentyn neu berson ifanc, oherwydd eu bod yn gallu helpu i greu darlun dros gyfnod o amser. Yn ogystal, mae modd eu defnyddio fel tystiolaeth mewn llys. Mae’n arbennig o bwysig bod cofnodion sy’n ymwneud gyda chamdriniaeth neu esgeulustod posibl plentyn neu berson ifanc yn llawn, yn fanwl, yn cael eu dyddio a’u hamseru, a’u bod yn gwahaniaethu rhwng canfyddiadau clinigol, eich safbwyntiau a’r wybodaeth a ddarparir gan eraill. Dylech gofnodi unrhyw ansicrwydd parhaus ynghylch perygl camdriniaeth neu esgeulustod i blentyn neu berson ifanc a allai fod yn berthnasol os bydd yn cael ei chyfuno gyda gwybodaeth arall am y plentyn neu’r person ifanc neu eu teulu, gan wneud hynny mewn ffordd eglur.
Os na cheir digon o dystiolaeth er mwyn cefnogi’ch pryderon bod plentyn neu berson ifanc yn cael eu cam-drin neu’n cael eu hesgeuluso, neu os bydd y dystiolaeth yn dangos nad yw’ch pryderon yn gywir, dylech gofnodi hyn mewn ffordd eglur yng nghofnod meddygol y plentyn neu’r person ifanc ac yng nghofnodion eu rhieni. Dylech esbonio i’r plentyn neu’r person ifanc a’u rhieni y rheswm pam y bydd gwybodaeth am y digwyddiadau hyn yn aros yn eu cofnodion meddygol.
Storio cofnodion a mynediad at gofnodion
Dylech storio gwybodaeth neu gofnodion gan sefydliadau eraill, megis cofnodion cynadleddau amddiffyn plant, gyda chofnod meddygol y plentyn neu’r person ifanc, neu sicrhau y bydd y wybodaeth hon ar gael i glinigwyr a fydd yn cymryd drosodd y cyfrifoldeb dros ofal y plentyn neu’r person ifanc. Os byddwch yn darparu gofal ar gyfer sawl aelod o’r teulu, dylech gynnwys gwybodaeth am berthnasoedd teuluol yn eu cofnodion meddygol, neu gysylltiadau rhwng cofnodion plentyn neu berson ifanc a’u rhieni, brodyr a chwiorydd neu bobl eraill y maent yn cael cyswllt agos gyda nhw.
Mae gan gleifion, gan gynnwys plant a phobl ifanc, hawl gyfreithiol i weld eu cofnodion meddygol eu hunain, oni bai y byddai hyn yn debygol o achosi niwed difrifol i’w hiechyd corfforol neu feddyliol neu i iechyd corfforol neu feddyliol rhywun arall. Gall rhiant weld cofnodion meddygol eu plentyn os bydd y plentyn neu’r person ifanc yn rhoi eu caniatâd, neu os na fyddant yn meddu ar alluedd i roi eu caniatâd, ac nad yw hyn yn mynd yn groes i fudd pennaf y plentyn. Am ragor o gyngor, gweler paragraphs 53 – 55 o 0–18 oed.5
Mae gan bobl ifanc sy’n meddu ar alluedd yr hawl gyfreithiol i weld eu cofnodion iechyd eu hunain, ac maent yn gallu caniata´u i eraill, gan gynnwys eu rhieni, i’w gweld neu i’w hatal rhag eu gweld.30 Yn yr Alban, mae’n cael ei dybio gan y gyfraith bod unrhyw un dros 12 oed yn meddu ar alluedd o’r fath. Wrth gwrs, gallai plentyn sicrhau galluedd yn gynharach neu’n hwyrach na hyn. Mewn unrhyw achos, dylech ganiata´u i blant weld eu cofnodion iechyd eu hunain fel arfer. Ond ni ddylid caniata´u iddynt weld gwybodaeth a fyddai’n achosi niwed difrifol iddynt neu unrhyw wybodaeth am berson arall heb sicrhau caniatâd y person arall.
Dylech ganiatáu i rieni weld cofnodion meddygol eu plentyn os bydd y plentyn neu’r person ifanc yn rhoi eu caniatâd, neu os na fyddant yn meddu ar alluedd, ac os nad yw’n groes i fudd pennaf y plentyn. Os bydd y cofnodion yn cynnwys gwybodaeth a roddwyd gan y plentyn neu’r person ifanc yn gyfrinachol, ni ddylech ddatgelu’r wybodaeth heb sicrhau eu caniatâd fel arfer.31
Nid yw ysgaru neu wahanu yn effeithio ar gyfrifoldeb rhiant a dylech roi’r cyfle rhesymol i’r ddau riant weld cofnodion iechyd eu plentyn.
Adran Plant, Ysgolion a Theuluoedd (2023) Working together to safeguard children: a guide to inter-agency working to safeguard and promote the welfare of children Nottingham, Llywodraeth EM.
Os ydych yn gyfrifol am storio a chael gwared ar gofnodion meddygol, rhaid i chi sicrhau bod hyn yn cael ei wneud yn unol ag arweiniad swyddogol ynghylch rheoli cofnodion, gan gynnwys yr amserlenni cadw a gyhoeddir gan adrannau iechyd y DU. Mae hyn yn berthnasol os ydych yn gweithio yn y Gwasanaeth Iechyd Gwladol (GIG) neu beidio.
