Recordiadau i’w defnyddio mewncyfryngau cyhoeddus
Yn gyffredinol, mae’r ystyriaethau a nodir ym mharagraffau 16 a 22 - 23 yn berthnasol i recordiadau i’w defnyddio mewn cyfryngau cyhoeddus hygyrch iawn ac y maent ar gyfer cynulleidfa gyhoeddus eang; er enghraifft, er mwyn hysbysu neu addysgu’r cyhoedd. Fodd bynnag, ceir rhai materion sy’n ymwneud yn benodol â recordiadau a ddefnyddir yn y cyddestun hwn, ac fe’u nodir isod.
Bydd modd cyfawnhau datgeliadau er budd y cyhoedd pan fo’r budd i unigolyn neu i gymdeithas o ddatgelu yn drech na’r budd i’r claf ac i’r cyhoedd o gadw’r wybodaeth yn gyfrinachol. Rhaid i chi bwyso’r niwed sy’n debygol o ddigwydd o beidio datgelu gwybodaeth, yn erbyn y niwed posibl i’r claf ac i’r ymddiriedaeth gyffredinol rhwng meddygon a chleifon, sy’n codi o ryddhau’r wybodaeth. Rhaid i chi wneud asesiad ar wahân ym mhob achos, gan ystyried cynnwys arfaethedig y recordiad, y ffordd y bydd yn cael ei ddefnyddio, hawliau’r claf i fanteisio ar barch tuag at eu preifatrwydd a’u hurddas, ac a oes angen sicrhau bod gwybodaeth ar gael i’r cyhoedd er mwyn cyfawni’r amcan. Am wybodaeth bellach ynghylch datgeliadau er budd y cyhoedd, trowch at ein harweiniad Cyfrinachedd: arfer da wrth ymdrin â gwybodaeth cleifion.8
Er 1997, mae’n harweiniad wedi gofyn bod meddygon yn sicrhau caniatâd cyn creu recordiadau nad ydynt yn rhan o ofal claf. Fodd bynnag, mae rhai meddygon yn cadw casgliadau o recordiadau a grëwyd dros nifer o fynyddoedd ac a ddefnyddir ganddynt at ddibenion addysgu yn unig o fewn lleoliad meddygol. Gallai rhai recordiadau o fewn y casgliadau hyn, a gynhyrchwyd cyn 1997, barhau i fod o werth arwyddocaol at ddibenion addysgu. Mewn amgylchiadau o’r fath, gallwch barhau i ddefnyddio recordiadau dienw. Yn ogystal, gallwch barhau i ddefnyddio recordiadau pan fo modd adnabod y claf ohonynt, ar yr amod bod gennych gofnod sy’n nodi bod caniatâd wedi cael ei sicrhau i’r recordiad gael ei greu neu ei ddefnyddio.
Ni ddylech ddefnyddio recordiadau na cheir cofnod ynghylch a sicrhawyd caniatâd ar eu cyfer neu beidio:
- pan y bydd yn amlwg o’r cyd-destun nas rhoddwyd caniatâd i’r recordiad
- pan fo modd adnabod y claf, neu pan allai fod modd eu hadnabod.
Rhaid i chi sicrhau caniatâd y claf, a ddylai fod yn ysgrifenedig fel arfer, i’r cam o greu recordiad a fydd yn cael ei ddefnyddio mewn cyfryngau cyhoeddus hygyrch iawn, os ydych o’r farn y bydd modd adnabod y claf o’r recordiad neu beidio, ac eithrio ar gyfer y recordiadau a restrir ymmharagraff 10.
Bydd caniatâd i greu’r recordiadau a restrir isod yn ensyniedig yn y caniatâd a roddir i’r ymchwiliad neu’r driniaeth, ac ni fydd angen ei sicrhau ar wahân.
- Delweddau o strwythurau neu organau mewnol
- Delweddau o sleidiau patholeg
- Delweddau laparosgopig ac endosgopig
- Recordiadau o weithrediadau organau
- Delweddau uwchsain
- pelydrau-X
Mewn rhai achosion, efallai y byddwch yn dymuno cyhoeddi recordiad o glaf a grëwyd fel rhan o’u gofal mewn cyfryngau cyhoeddus hygyrch iawn, er na wnaethoch sicrhau eu caniatâd i hyn ddigwydd ar yr adeg y gwnaethpwyd y recordiad. Pan fo hyn yn digwydd, rhaid i chi sicrhau caniatâd y claf os oes modd adnabod y claf neu os y gallai fod modd adnabod y claf o’r recordiad (gweler paragraff 15). Os yw’r recordiad yn ddienw, mae’n arfer da ceisio caniatâd cyn ei gyhoeddi. Fodd bynnag, os na fydd yn ymarferol gwneud hynny, gallwch gyhoeddi’r recordiad, gan gofo y gallai fod yn anodd sicrhau bod pob nodwedd o recordiad a allai olygu bod modd i unrhyw aelod o’r cyhoedd adnabod y claf ohono, yn cael ei ddileu.
Mae recordiadau sy’n cael eu creu fel rhan o ofal y claf yn rhan o’r cofnod meddygol, a dylid eu trin yn yr un modd ag y bydd deunydd ysgrifenedig yn cael ei drin, o ran diogelwch a phenderfyniadau ynghylch datgeliadau. Felly, rhaid i chi ddilyn arweiniad CMC sy’n ymddangos yn Cyfrinachedd. Fel arfer, bydd angen i chi sicrhau caniatâd y claf cyn datgelu recordiadau y bydd modd adnabod y claf ohonynt (gweler paragraff 17). Ond, efallai y bydd modd gwneud datgeliadau pan fyddant yn ofynnol dan y gyfraith, os bydd barnwr neu swyddog llywyddol arall mewn llys barn yn rhoi cyfarwyddyd y dylid eu datgelu, neu os bydd modd cyfawnhau hynny er budd y cyhoedd.
Cyn gwneud unrhyw drefniadau i unigolion neu i sefydliadau recordio cleifon, eu perthnasau neu eu hymwelwyr mewn lleoliad neu gyddestun gofal iechyd, rhaid i chi sicrhau cytundeb eich corff cyfogi neu gontractio, a chytundeb y sefydliad lle y mae’r cleifon yn cael eu trin os yw hwn yn fan gwahanol. O fewn GIG, bydd angen contract gyda’r gwneuthurwr fflmiau fel arfer. Os bydd gennych unrhyw amheuon, dylech geisio cyngor eich corff cyfogi neu gontractio; er enghraifft, gan eich adran darluniadau meddygol neu Warcheidwad Caldicott19 neu rywun cyfatebol.
Mae Gwarcheidwaid Caldicott yn bobl ar lefel uwch o fewn GIG, gofal cymdeithasol awdurdodau lleol, a sefydliadau partner, sy’n gyfrifol am ddiogelu cyfrinachedd gwybodaeth cleifon, a galluogi gweithgarwch rhannu gwybodaeth briodol.
Os ydych yn ymwneud gyda’r gwaith o recordio cleifon ar gyfer y cyfryngau darlledu, dylech deimlo’n fodlon bod caniatâd y cleifon wedi cael ei sicrhau yn unol â’r arweiniad hwn, hyd yn oed os nad ydych yn gyfrifol am sicrhau’r caniatâd hwnnw neu os nad ydych yn gyfrifol am reoli’r broses recordio. Mae Cod Darlledu Ofcom,20 sy’n berthnasol i’r holl ddarlledwyr yn y DU, yn gofyn bod caniatâd yn cael ei sicrhau mewn ffordd sy’n cyd-fynd â’r arweiniad hwn.
Mae'r Cod Darlledu Ofcom.
Yn ogystal, ar ôl i gleifon gytuno i’r cam o greu’r recordiad at ddibenion darlledu, dylech sicrhau eu bod yn deall na fyddant yn gallu stopio’r defnydd dilynol ohono efallai. Os bydd cleifon yn dymuno cyfyngu’r defnydd a wneir o ddeunydd, dylid eu cynghori i sicrhau cytundeb ysgrifenedig gan gynhyrchydd y rhaglen a pherchnogion y recordiad cyn i’r gwaith recordio gychwyn.
Dylech fod yn arbennig o wyliadwrus ynghylch recordiadau sy’n cynnwys cleifon a allai fod yn agored i niwed gan ymyriadau â’u preifatrwydd a’u hurddas. Os ydych o’r farn bod y recordiad yn rhy ymwthiol neu’n rhy niweidiol i fuddiannau’r claf, dylech godi’r mater gyda’r claf a chynhyrchwyr y rhaglen, hyd yn oed pan fo’r claf wedi rhoi eu caniatâd i’r recordiad. Os byddwch yn pryderu am y mater o hyd, ni ddylech gydweithredu mwyach gyda’r gwaith.
Plant neu bobl ifanc heb alluedd – Recordiadau i’w defnyddio mewncyfryngau cyhoeddus
Pan na fydd plant neu bobl ifanc yn meddu ar alluedd i benderfynu ynghylch recordiad, dylech ddilyn yr arweiniad ymmharagraff 34.
Gall plant neu bobl ifanc dan 16 oed sydd â’r galluedd a’r ddealltwriaeth i gydsynio i recordiad wneud hynny, ond dylech eu hannog i gynnwys eu rhieni yn y broses o wneud penderfyniadau. Os nad yw plentyn neu berson ifanc yn meddu ar alluedd i gydsynio i wneud recordiad wedi’i gynllunio neu heb ei gynllunio, gall person sydd â chyfrifoldeb rhiant gydsynio ar ei ran. Fodd bynnag, dylech roi’r gorau i recordio os yw’r plentyn neu’r person ifanc yn gwrthwynebu ar lafar neu drwy ei weithredoedd, os yw’n dangos gofid mewn ffyrdd eraill am y recordiad, neu os yw’r person sydd â chyfrifoldeb rhiant yn gofyn i chi stopio. Am arweiniad pellach gweler 0-18 oed ac am arweiniad ar gynnwys plant mewn ymchwil gweler Arfer da mewn ymchwil.18
Ni ddylech gymryd rhan mewn gweithgarwch i greu neu ddatgelu recordiadau o blant neu bobl ifanc heb alluedd, pan fyddwch o’r farn y gallai creu’r recordiad, ei ddatgelu neu ei ddefnyddio beri niwed neu ofd iddynt, hyd yn oed os bydd person sy’n meddu ar gyfrifoldeb rhiant wedi rhoi eu caniatâd.
Oedolion heb alluedd – Recordiadau i’w defnyddio mewncyfryngau cyhoeddus
Rhaid i chi ystyried bod creu recordiadau o oedolion heb alluedd, a defnyddio neu ddatgelu recordiadau o’r fath, yn faterion ar wahân. Wrth benderfynu a ddylid creu recordiad i’w ddefnyddio mewn cyfryngau cyhoeddus hygyrch iawn, rhaid i chi ddilyn yr arweiniad ym mharagraffau 31-32.
Pan na fydd claf yn meddu ar alluedd i wneud penderfyniad, rhaid i chi weithredu yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol.16 Mae hyn yn golygu, wrth wneud unrhyw benderfyniad ynghylch neu ar ran y claf, gan gynnwys creu recordiadau ohonynt at ddibenion eilaidd (ac eithrio dan yr amgylchiadau a nodir ym mharagraff 33), dylech deimlo’n fodlon bod creu recordiad:
- yn angenrheidiol ac yn cynnig budd neu’r budd pennaf i’r claf
- n na fyddai modd cyfawni’r diben mewn ffordd a fyddai’n cyfyngu llai ar hawliau a dewisiadau’r claf.
Pan fydd unigolyn arall yn meddu ar awdurdod cyfreithiol i benderfynu ar ran y claf, rhaid iddynt weithredu’r un egwyddorion cyn rhoi neu wrthod caniatâd.
Gall recordiadau o gleifon heb alluedd ac y maent yn oedolion, ac a grëwyd yn unol â’r gofynion cyfreithiol a nodir ym, mharagraff 31 gael eu datgelu i’w defnyddio yn y cyfryngau cyhoeddus pan fydd modd cyfawnhau hyn er budd y cyhoedd. Pan fydd person yn meddu ar awdurdod cyfreithiol i weithredu ar ran y claf, bydd angen iddynt asesu a phenderfynu a oes modd cyfawnhau’r datgeliad er budd y cyhoedd. Pan na fydd unrhyw un yn meddu ar awdurdod cyfreithiol i wneud yr asesiad hwn, rhaid i chi ddilyn yr arweiniad ym mharagraff 16.
Pan na fydd claf yn meddu ar alluedd i wneud penderfyniad, rhaid i chi weithredu yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol.16 Mae hyn yn golygu, wrth wneud unrhyw benderfyniad ynghylch neu ar ran y claf, gan gynnwys creu recordiadau ohonynt at ddibenion eilaidd (ac eithrio dan yr amgylchiadau a nodir ym mharagraff 33), dylech deimlo’n fodlon bod creu recordiad:
- yn angenrheidiol ac yn cynnig budd neu’r budd pennaf i’r claf
- n na fyddai modd cyfawni’r diben mewn ffordd a fyddai’n cyfyngu llai ar hawliau a dewisiadau’r claf.
Bydd modd cyfawnhau datgeliadau er budd y cyhoedd pan fo’r budd i unigolyn neu i gymdeithas o ddatgelu yn drech na’r budd i’r claf ac i’r cyhoedd o gadw’r wybodaeth yn gyfrinachol. Rhaid i chi bwyso’r niwed sy’n debygol o ddigwydd o beidio datgelu gwybodaeth, yn erbyn y niwed posibl i’r claf ac i’r ymddiriedaeth gyffredinol rhwng meddygon a chleifon, sy’n codi o ryddhau’r wybodaeth. Rhaid i chi wneud asesiad ar wahân ym mhob achos, gan ystyried cynnwys arfaethedig y recordiad, y ffordd y bydd yn cael ei ddefnyddio, hawliau’r claf i fanteisio ar barch tuag at eu preifatrwydd a’u hurddas, ac a oes angen sicrhau bod gwybodaeth ar gael i’r cyhoedd er mwyn cyfawni’r amcan. Am wybodaeth bellach ynghylch datgeliadau er budd y cyhoedd, trowch at ein harweiniad Cyfrinachedd: arfer da wrth ymdrin â gwybodaeth cleifion.8
