Gwneud a defnyddio recordiadau gweledol a sain o gleifion

Egwyddorion

8

Wrth greu neu ddefnyddio recordiadau, rhaid i chi barchu preifatrwydd ac urddas cleifon, a’u hawl i wneud neu i gymryd rhan mewn penderfyniadau sy’n effeithio arnynt. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i chi gyfawni’r camau canlynol:

  • rhoi gwybodaeth i gleifon y maent yn dymuno’i chael, neu y mae angen iddynt ei chael, ynghylch diben y recordiad 
  • creu recordiadau ar ôl sicrhau caniatâd priodol neu awdurdod dilys arall i wneud hynny 
  • sicrhau na fydd cleifon dan unrhyw bwysau i roi eu caniatâd i’r recordiad gael ei greu
  • pryd bynnag y bo hynny’n ymarferol, stopio’r recordiad os bydd y claf yn gofyn i chi wneud hynny, neu os bydd y recordiad yn cael effaith niweidiol ar yr ymgynghoriad neu’r driniaeth
  • sicrhau na fydd recordiadau yn cynnwys enwau unigolion cyn eu defnyddio neu eu datgelu at ddiben eilaidd, neu sicrhau bod cod yn cael ei osod ar eu cyfer os bydd yn ymarferol gwneud hynny ac os bydd hyn yn cyfawni’r diben 
  • sicrhau caniatâd neu awdurdod dilys arall cyn datgelu neu ddefnyddio recordiadau y bydd modd adnabod cleifon unigol ohonynt
  • gwneud trefniadau diogel priodol er mwyn storio recordiadau
  • bod yn gyfarwydd gyda’r gyfraith4 ac arweiniad a gweithdrefnau lleol sy’n berthnasol lle’r ydych yn gweithio, a’u dilyn.5 
4

Mae deddfwriaeth berthnasol yn cynnwys, er enghraifft, Deddf diogelu Data 1998, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Freedom of Information (Scotland) Act 2002, a’r ddeddfwriaeth galluedd meddyliol yng Nghymru, Lloegr a’r Alban. Os bydd gennych chi amheuaeth am eich.

5

Dylech geisio cyngor gan eich corff cyfogi neu gontractio ynghylch sut i droi at a chydymffurfo gyda pholisïau a gweithdrefnau lleol; er enghraifft, gan eich adran eglurhadau meddygol lleol, neu Warcheidwad Caldicott neu rywun cyfatebol. 

9

Ac ni ddylech:

  • n greu neu gymryd rhan mewn gweithgarwch i greu recordiadau yn erbyn dymuniadau claf, neu pan allai recordiad beri niwed i’r claf 
  • datgelu neu ddefnyddio recordiadau at ddibenion y tu hwnt i gwmpas y caniatâd gwreiddiol heb sicrhau caniatâd pellach (ac eithrio dan yr amgylchiadau a nodir ym mharagraffau 10 a 15-17).