Datgelu at ddibenion addysg a hyfforddiant
Yn ein harweiniad Cyfrinachedd: arfer da wrth drin gwybodaeth cleifon rydym yn nodi:
77. Mae sawl defnydd pwysig o wybodaeth am gleifon yn cyfrannu at ddarpariaeth gyffredinol iechyd a gofal cymdeithasol. Mae enghreifftiau’n cynnwys rheoli gwasanaethau iechyd, ymchwil, epidemioleg, goruchwylio iechyd y cyhoedd, ac addysg a hyfforddiant. Heb wybodaeth am gleifon, ni fyddai modd i’r system iechyd a gofal cymdeithasol gynllunio, datblygu, arloesi, cynnal gwaith ymchwil na bod yn atebol i’r cyhoedd dros y gwasanaethau a ddarparir ganddi.
79. Fel arfer, bydd gwybodaeth ddienw yn ddigonol at ddibenion ac eithrio gofal uniongyrchol y claf ac mae’n rhaid i chi ei defnyddio yn hytrach na gwybodaeth adnabyddadwy pryd bynnag y bo modd. Os byddwch yn datgelu gwybodaeth adnabyddadwy, rhaid i chi deimlo’n fodlon bod sail gyfreithiol dros dorri amodau cyfrinachedd.
80. Mae modd i chi ddatgelu gwybodaeth bersonol heb dorri amodau dyletswyddau cyfrinachedd pan fydd unrhyw rai o’r amgylchiadau canlynol yn berthnasol.
a. Mae’r datgeliad yn ofynnol yn unol â’r gyfraith, gan gynnwys gan y llysoedd (gweler paragraffau 87 - 94).
b. Mae’r claf wedi rhoi caniatâd penodol (gweler paragraff 95).
c. Cymeradwyir y datgeliad trwy gyfrwng proses statudol sy’n dirymu dyletswydd cyfrinachedd y gyfraith gyffredin (gweler paragraffau 103 - 105).
d. Mewn amgylchiadau eithriadol, mae modd cyfawnhau’r datgeliad er budd y cyhoedd (gweler paragraffau 106-112).
Ceir nifer fawr o gyfreithiau sy’n mynnu bod gwybodaeth cleifion yn cael ei datgelu – at ddibenion mor amrywiol â hysbysu am glefydau trosglwyddadwy, darparu gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol, atal terfysgaeth ac ymchwilio i ddamweiniau ffordd.
Rhaid i chi ddatgelu gwybodaeth os yw’n ofynnol gwneud hynny yn unol â’r gyfraith. Dylech:
- deimlo’n fodlon bod angen gwybodaeth bersonol, a bod y datgeliad yn ofynnol yn unol â’r gyfraith
- datgelu gwybodaeth sy’n berthnasol i’r cais yn unig, a dim ond yn y ffordd sy’n ofynnol yn unol â’r gyfraith
- dweud wrth gleifion am ddatgeliadau o’r fath pryd bynnag y bo hynny’n ymarferol, oni bai y byddai gwneud hynny’n tanseilio diben y datgeliad
- cydymffurfio â gwrthwynebiadau’r claf pan geir darpariaeth i wneud hynny.32
Mae modd i chi weld cyngor am ddatgeliadau a ganiateir ond nad ydynt yn ofynnol yn unol â’r gyfraith ym paragraph 19.
Mae gan y llysoedd troseddol a sifil rymoedd i orchymyn bod gwybodaeth yn cael ei datgelu mewn amgylchiadau amrywiol. Rhaid i chi ddatgelu gwybodaeth os bydd barnwr neu swyddog gweinyddol llys yn rhoi gorchymyn i chi wneud hynny.
Dim ond gwybodaeth sy’n ofynnol gan y llys y dylech ei datgelu. Dylech nodi’r gwrthwynebiad i’r barnwr neu i’r swyddog gweinyddol os gwneir ymdrechion i’ch cymell i ddatgelu’r hyn sy’n ymddangos yn wybodaeth amherthnasol i chi, megis gwybodaeth am berthynas claf nad ydynt yn gysylltiedig â’r sefyllfa. Yn ogystal, dylech ddweud wrth y barnwr neu’r swyddog gweinyddol os ydych o’r farn y gallai datgelu’r wybodaeth roi rhywun mewn perygl o ddioddef niwed.
Os gorchmynnir datgeliad, ac os na fyddwch yn deall y sail dros hyn, dylech ofyn i’r llys neu i gynghorwr cyfreithiol i’w hesbonio i chi. Yn ogystal, dylech ddweud wrth y claf y mae’r llys wedi gofyn am eu gwybodaeth, pa wybodaeth y byddwch yn ei datgelu wrth ymateb i’r gorchymyn, oni bai bod hynny’n anymarferol neu y byddai’n tanseilio’r diben y ceisiwyd y datgeliad ar ei gyfer.
Ni ddylech ddatgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti megis cyfreithiwr, heddwas neu swyddog llys barn heb sicrhau caniatâd penodol y claf, oni bai bod hynny’n ofynnol yn unol â’r gyfraith, neu’n cael ei orchymyn gan lys barn, neu bod modd ei gyfiawnhau er budd y cyhoedd. Mae modd i chi ddatgelu gwybodaeth heb sicrhau caniatâd i’ch cynghorydd cyfreithiol chi er mwyn cael eu cyngor.
Yn yr Alban, o dan y broses ragholi, os byddwch yn derbyn cais rhagholi bydd dyletswydd gyfreithiol arnoch i rannu gwybodaeth, ac mewn achosion eraill mater gwirfoddol fyddai datgelu a byddai’n ddarostyngedig i’r arweiniad ym mharagraff 9.33
Dylech ofyn am ganiatâd i ddatgelu gwybodaeth bersonol at ddibenion ac eithrio gofal uniongyrchol34 neu archwilio clinigol lleol oni bai bod y wybodaeth yn ofynnol yn unol â’r gyfraith, neu os nad yw hi’n briodol neu’n ymarferol sicrhau caniatâd (gweler paragraph 14 am enghreifftiau o adegau pan allai hyn ddigwydd).
Yng Nghymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon, mae trefniadau statudol mewn grym er mwyn ystyried a fyddai datgelu gwybodaeth bersonol heb sicrhau caniatâd at ddibenion iechyd a gofal cymdeithasol o fudd i gleifion neu’r cyhoedd mewn ffordd ddigonol er mwyn bod yn drech na hawl cleifion i breifatrwydd. Mae enghreifftiau o’r dibenion hyn yn cynnwys ymchwil meddygol, a rheoli gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol. Ni cheir fframwaith statudol cymharol yn yr Alban.
Mae Adran 251 Deddf y Gwasanaeth Iechyd Gwladol 2006 (sy’n berthnasol yng Nghymru a Lloegr) a Health and Social Care (Control of Data Processing) Act (Northern Ireland) 2016 yn caniatáu i ddyletswydd cyfrinachedd y gyfraith gyffredin gael ei rhoi o’r neilltu at ddibenion diffiniedig pan na fydd modd defnyddio gwybodaeth ddienw a phan na fydd hi’n ymarferol ceisio caniatâd. Mae modd i chi weld mwy o fanylion am y trefniadau statudol hyn yn yr atodiad cyfreithiol.
Mae modd i chi ddatgelu gwybodaeth bersonol heb sicrhau caniatâd os caniateir y datgeliad neu os yw’r datgeliad wedi cael ei gymeradwyo dan adran 251 Deddf y Gwasanaeth Iechyd Gwladol 2006 neu dan Health and Social Care (Control of Data Processing) Act (Northern Ireland) 2016. Os ydych yn gwybod bod claf wedi gwrthwynebu i’r cam o ddatgelu gwybodaeth at ddibenion ac eithrio gofal uniongyrchol, ni ddylech ddatgelu’r wybodaeth fel arfer oni bai ei bod yn ofynnol yn unol â’r rheoliadau.40
Rhaid i chi deimlo’n fodlon hefyd y bodlonir yr holl ofynion perthnasol eraill er mwyn datgelu gwybodaeth (gweler paragraff 10).1
Wrth ddatgelu gwybodaeth am glaf, rhaid i chi:
- ddefnyddio gwybodaeth ddienw os yw hi’n ymarferol i chi wneud hynny ac os bydd hynny’n cyflawni’r diben
- teimlo’n fodlon:
- bod modd i’r claf droi at wybodaeth sy’n esbonio sut y defnyddir eu gwybodaeth ar gyfer eu gofal uniongyrchol nhw neu at ddibenion archwilio clinigol lleol, a bod ganddynt yr hawl i wrthwynebu
- nad yw’r claf wedi gwrthwynebu
- cael caniatâd penodol y claf os caiff gwybodaeth adnabyddadwy ei datgelu at ddibenion ac eithrio’u gofal uniongyrchol nhw neu at ddibenion archwilio clinigol lleol oni bai bod y datgeliad yn ofynnol yn unol â’r gyfraith neu os oes modd ei gyfiawnhau er budd y cyhoedd
- sicrhau eich bod yn datgelu cyn lleied o wybodaeth ag sy’n angenrheidiol ar gyfer y diben
- dilyn yr holl ofynion cyfreithiol, gan gynnwys y gyfraith gyffredin a chyfraith diogelu data.5
Mae’r holl rifau paragraff yn yr adran hon yn cyfeirio at ein 6 harweiniad Cyfrinachedd: arfer da wrth drin gwybodaeth cleifon. Mae modd i chi weld ein holl arweiniad ar-lein trwy droi at www.gmc-uk.org/guidance
Am y canllawiau hwn
Mae defnyddio gwybodaeth am gleifon yn hanfodol ar gyfer addysg a hyfforddiant myfyrwyr meddygol, meddygon dan hyfforddiant a myfyrwyr a hyfforddeion gofal iechyd eraill. Mae’r arweiniad esboniadol hwn yn nodi sut y mae’r egwyddorion cyffredinol yn ein harweiniad Cyfrinachedd yn berthnasol yng nghyd-destun penodol addysg a hyfforddiant, ac mae’n berthnasol i feddygon, cymdeithion meddygol a chymdeithion anesthesia.
Mae’r safonau arfer da yn berthnasol i feddygon, cymdeithion meddygol a chymdeithion anesthesia (y cyfeirir atynt gyda’i gilydd fel gweithwyr meddygol proffesiynol ac fel ‘chi’ yn y canllawiau hyn). Fel gyda’n holl safonau proffesiynol, mae’r canllawiau hyn yn berthnasol i’n gweithwyr proffesiynol cofrestredig i’r graddau y maent yn berthnasol i ymarfer yr unigolyn.
Mae’r safonau proffesiynol yn disgrifio arfer da, ac ni fydd pob achos o wyro oddi wrthynt yn cael ei ystyried yn ddifrifol. Rhaid i chi ddefnyddio eich barn broffesiynol i ddilyn y safonau yn eich gwaith o ddydd i ddydd. Os byddwch yn gwneud hyn, yn gweithredu’n ddidwyll ac er lles cleifion, byddwch yn gallu egluro a chyfiawnhau eich penderfyniadau a’ch gweithredoedd. Rydym yn dweud mwy am farn broffesiynol, a sut mae’r safonau proffesiynol yn ymwneud â phrosesau, arfarnu ac ailddilysu addasrwydd i ymarfer, ar ddechrau Arfer meddygol da.
Egwyddorion cyffredinol
Ar gyfer y rhan fwyaf o ddibenion addysg a hyfforddiant, bydd gwybodaeth ddienw yn ddigonol ac mae’n rhaid ei defnyddio pryd bynnag y bo hynny’n ymarferol. Pan fydd angen defnyddio gwybodaeth adnabyddadwy am glaf, neu pan na fydd yn ymarferol sicrhau bod gwybodaeth yn ddienw, dylech ofyn am ganiatâd penodol y claf cyn ei datgelu i unrhyw un nad ydynt yn aelod o’r tîm sy’n darparu neu sy’n cynorthwyo gofal uniongyrchol y claf. Dylech sicrhau na fydd y claf dan unrhyw bwysau i roi eu caniatâd. Yn arbennig, dylech osgoi unrhyw argraff bod eu gofal yn dibynnu ar eu penderfyniad i roi eu caniatâd.2
Gweler ein harweiniad Gwneud penderfyniadau a chaniatâd, paragraff 13, sy’n nodi bod yn rhaid i chi roi’r wybodaeth i gleifon y maent yn dymuno ei chael neu y mae angen iddynt ei chael am eu hawl i wrthod cymryd rhan mewn addysgu.
Addysgu a hyfforddi myfyrwyr meddygol, meddygon dan hyfforddiant a myfyrwyr a hyfforddeion gofal iechyd eraill
Mae’r rhan fwyaf o gleifon yn deall ac yn derbyn y ffaith bod addysgu a hyfforddi myfyrwyr meddygol, meddygon dan hyfforddiant a myfyrwyr gofal iechyd a hyfforddeion eraill yn dibynnu ar y ffaith bod modd iddynt droi at wybodaeth am gleifon. Os yw meddygon dan hyfforddiant neu fyfyrwyr meddygol neu ofal iechyd neu hyfforddeion yn aelodau o’r tîm sy’n darparu neu sy’n cynorthwyo gyda gofal uniongyrchol claf,3 mae modd iddynt droi at wybodaeth bersonol y claf, yn yr un modd ag y mae aelodau eraill y tîm yn ei wneud, oni bai bod y claf yn gwrthwynebu.4
In this guidance, ‘direct care’ refers to activities that directly contribute to the diagnosis, care and treatment of an individual. The direct care team is made up of those health and social care professionals, who provide direct care to the patient and others, such as administrative staff, who directly support that care.
Gweler paragraffau 28 - 29 Cyfrinachedd er mwyn cael cyngor am ganiatâd dealledig.
Os nad yw’r gweithiwr meddygol proffesiynol neu’r myfyriwr yn darparu neu’n cynorthwyo gyda gofal y claf, dylid defnyddio gwybodaeth ddienw at ddibenion addysg a hyfforddiant pryd bynnag y bo hynny’n ymarferol. Efallai na fydd modd cyfawni hyn, er enghraifft, wrth fynd o gwmpas wardiau, ond fel arfer, bydd modd ceisio caniatâd penodol y claf i ddatgeliad wedyn.
Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen datgelu gwybodaeth bersonol, neu efallai na fydd yn ymarferol trefnu ei bod yn ddienw neu ofyn am ganiatâd claf. Mewn achosion o’r fath, mae modd i chi ddatgelu gwybodaeth bersonol berthnasol i fyfyrwyr meddygol, meddygon dan hyfforddiant a myfyrwyr a hyfforddeion gofal iechyd eraill, ar yr amod eich bod yn teimlo’n fodlon bod y wybodaeth ynghylch y datgeliad wedi bod ar gael i’r claf, ynghyd â gwybodaeth am eu hawl i wrthwynebu, ac nad ydynt wedi gwrthwynebu. Rhaid i chi deimlo’n fodlon hefyd eu bod yn deall bod y wybodaeth yn cael ei rhoi mewn ffordd gyfrinachol, a bod yn rhaid iddynt barchu hynny.
Cleifon heb alluedd
Ni ddylech ddatgelu gwybodaeth bersonol at ddibenion addysg a hyfforddiant ynghylch cleifon heb alluedd os oes modd i chi ddefnyddio gwybodaeth am gleifon eraill yn lle hynny.
Os ydych yn dymuno datgelu gwybodaeth bersonol am glaf heb alluedd ar hyn o bryd (er enghraifft, oherwydd eu bod yn sâl iawn), ond y maent yn debygol o adennill eu galluedd, dylech aros a cheisio’u caniatâd yn nes ymlaen os y gallwch.
Os gofynnir i chi ddatgelu gwybodaeth am glaf heb alluedd, neu os ydych yn dymuno datgelu gwybodaeth am glaf o’r fath, dylech geisio safbwyntiau unrhyw un y mae’r claf yn gofyn i chi ymgynghori â nhw, neu y mae ganddynt awdurdod cyfreithiol i wneud penderfyniadau ar eu rhan,5 neu y mae ganddynt berthynas bersonol agos gyda’r claf. Efallai y byddant yn gallu rhoi syniad i chi ynghylch dewisiadau, safbwyntiau a chredoau’r claf a fynegwyd yn faenorol.
Mae gan atwrneiod lles, gwarcheidwaid a benodir gan lys a dirprwyon a benodir gan lys awdurdod cyfreithiol i wneud rhai penderfyniadau ar ran claf. Yng nghyd-destun datgeliadau er budd y cyhoedd, byddwch yn ceisio’u safbwyntiau ynghylch dewisiadau’r claf, yn hytrach na’u caniatâd i ddatgelu.
Yn absenoldeb unrhyw syniad ynghylch dewisiadau claf heb alluedd, ni ddylech gyhoeddi gwybodaeth y byddai modd adnabod y claf o’i gweld. Mewn achosion eithriadol, fodd bynnag, mae modd i chi ddatgelu gwybodaeth bersonol berthnasol i fyfyrwyr meddygol, meddygon dan hyfforddiant a myfyrwyr a hyfforddeion gofal iechyd eraill os yw hyn yn angenrheidiol ar gyfer eu haddysg a’u hyfforddiant. Rhaid i chi deimlo’n fodlon nad oes unrhyw ddewis amgen rhesymol ymarferol i’r cam o ddefnyddio gwybodaeth bersonol, ac ni ddylai fod gennych chi unrhyw reswm dros gredu bod gwneud hynny yn mynd yn groes i fudd y claf.
Datgelu gwybodaeth i fyfyrwyr ysgolion uwchradd a cholegau
Weithiau, gofynnir i weithwyr meddygol proffesiynol gynnig profiad gwaith i fyfyrwyr ysgolion uwchradd neu golegau addysg bellach, a allai gynnwys caniatáu iddynt fod yn bresennol yn ystod ymgynghoriadau gyda chleifion.
Dylech geisio caniatâd diamwys y claf i weithgarwch lle y bydd myfyriwr yn arsylwi eu gofal. Yn ogystal, dylech deimlo’n fodlon nad yw presenoldeb y myfyriwr yn cael effaith niweidiol ar ofal y claf, er enghraifft, trwy gyfyngu ar drafodaeth agored.
Dylech sicrhau bod y myfyriwr yn deall pwysigrwydd parchu cyfrinachedd a bod eu hysgol neu eu coleg yn ystyried eu cyfrifoldebau dros ymddygiad eu myfyrwyr o ddifrif.6
Cyhoeddwyd canllawiau ymarferol ynghylch trefnu profad gwaith yng Nghymru, Galluogi profad gwaith yn y sector iechyd yng Nghymru (Gyrfa Cymru, 2012), ac yn Lloegr, More than photocopying: Work experience - a toolkit for the NHS (Gyrfaoedd Addysg Iechyd Lloegr, 2015).
Cofnodion hyfforddiant ac astudiaethau achos
Rhaid i chi sicrhau bod gwybodaeth cleifon mewn cofnodion hyfforddiant ac astudiaethau achos yn ddienw i’r graddau ag y bo modd gwneud hynny. Mae’r cod ymarfer ar gyfer gwneud gwybodaeth yn ddienw gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn barnu bod data yn ddienw os nad yw’n datgelu manylion unrhyw unigolyn ar ei ben ei hun, ac os yw’n annhebygol o ganiatáu i unrhyw unigolyn gael eu hadnabod trwy ei gyfuno gyda data arall.7 Nid yw’n debygol y bydd y cam syml o gelu enw, oedran, cyfeiriad neu fanylion adnabod personol eraill y claf yn ddigonol er mwyn sicrhau bod gwybodaeth yn ddienw yn unol â’r safon hon.8
Mae modd i chi weld cod ymarfer Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ynghylch sicrhau bod gwybodaeth yn ddienw ar wefan ICO sef www.ico.org.uk.
Mae manylion adnabod posibl eraill yn cynnwys llythrennau cyntaf y claf, eu cod post, eu rhif GIG neu CHC, manylion adnabod lleol (megis rhifau ysbytai), eu rhif yswiriant gwladol, a dyddiadau allweddol (megis dyddiad geni, dyddiad rhoi diagnosis neu ddyddiad marwolaeth).
Os yw hi’n anodd sicrhau bod gwybodaeth am gleifon yn ddienw a chadw digon o fanylion er mwyn sicrhau bod cofnod hyfforddiant yn ddefnyddiol, neu os bydd angen cynnwys manylion adnabod posibl er mwyn caniatáu i’r cofnod gael ei archwilio, dylech ofyn am ganiatâd y claf i ddefnyddio’u gwybodaeth os y gallwch. Os nad yw hi’n ymarferol i chi geisio caniatâd y claf, mae modd i chi ddefnyddio gwybodaeth a allai fod yn adnabyddadwy mewn cofnod hyfforddiant ar yr amod eich bod yn teimlo’n fodlon y bydd y cofnod yn cael ei gadw mewn ffordd ddiogel ac y caiff ei reoli yn unol â gofynion diogelu data eraill. Rhaid i chi ddileu cymaint o fanylion adnabod ag y gallwch o hyd.9
Mae Academi y Colegau Brenhinol Meddygol wedi cyhoeddi canllawiau ynghylch cofnodi gwybodaeth mewn e-bortffolios, y mae modd i chi eu gweld ar ei gwefan sef www.aomrc.org.uk/past-publications/reports-and-guidance-archive/.
Os yw’r wybodaeth yn debygol o fod yn hygyrch mewn ffordd ehangach (er enghraifft, mewn trafodaeth mewn seminar neu gynhadledd, neu trwy ei chyhoeddi mewn cyfnodolyn), ac os ydych yn barnu y byddai modd adnabod y claf, ni ddylech ddefnyddio’r wybodaeth fel arfer nes i chi sicrhau caniatâd penodol y claf.
Wrth ofyn am ganiatâd y claf, rhaid i chi roi digon o wybodaeth iddynt am natur a diben y datgeliad er mwyn eu galluogi i wneud penderfyniad gwybodus. Dylai hyn gynnwys disgrifad o’r wybodaeth i’w datgelu a syniad o’r sawl y bydd modd iddynt droi ati a sut y caiff ei defnyddio.
Cewch ddatgelu gwybodaeth at y dibenion y mae’r claf wedi rhoi eu caniatâd yn unig, ac mae’n rhaid i chi ddileu cymaint o fanylion adnabod ag y gallwch. Rhaid i chi barchu penderfyniad claf i wrthod rhoi eu caniatâd i’r cam o gyhoeddi eu gwybodaeth adnabyddadwy.
Os na fydd modd i chi sicrhau caniatâd claf am ba reswm bynnag – er enghraifft, oherwydd bod y wybodaeth yr ydych yn dymuno ei datgelu mor hen fel bod ymdrechion i olrhain y claf wedi bod neu’n debygol o fod yn afwyddiannus – bydd angen i chi ystyried a oes modd cyfawnhau datgelu gwybodaeth a allai fod yn adnabyddadwy er budd y cyhoedd. Dylech geisio cyngor gan warcheidwad data neu Caldicott neu gynghorydd cyfreithiol, nad ydynt yn gysylltiedig mewn ffordd uniongyrchol â’r defnydd yr ystyrir y datgeliad yn ei gylch, cyn datgelu gwybodaeth bersonol heb sicrhau caniatâd.
